Mein Weg zum papierarmen Arbeiten – der erste Schritt

Aktenordner
Allgemein

Sie werden sich jetzt fragen, warum “papierarm” und nicht “papierlos”. Nun, ich bin der Meinung, dass es kein papierLOSES Büro in naher Zukunft geben kann, da wir trotz der modernen Computertechnik immer auf dem Papierweg angewiesen sein werden. Vielmehr kann es nur ein papierARMES Büro geben, in dem so viel Papier wie möglich eingespart und auf moderne Dokumentenverwaltung umgesetzt wird. Doch nicht nur im Büro ist dieses Vorhaben der papierarmen Verwaltung möglich, sondern auch im Privatbereich bei Jedem. Auf diesem Weg bin ich gerade.

Auflösung des Familienarchives

Ich verwalte unser Familienarchiv, in dem alle alten und wichtigen Unterlagen in Aktenordnern gelagert werden. Sowohl meine Wohnung als auch mein Keller waren mit Dutzenden Aktenordnern überzogen, sie standen wirklich überall. Hinzu kamen noch meine Dutzenden privaten Aktenordnern, die zusätzlich Platz versperrten. Dass dies keine Lösung mehr darstellt, wurde mich vor einigen Wochen bewusst. Es muss ein anderer Archivierungsweg her.

Die Lösung war DMS = Dokumenten-Management-System, deutsch eine Dokumentenverwaltung, in der alle Dokumenten jederzeit und überall verfügbar sind. Das war der gangbare Weg für mich. Voraussetzung für ein DMS ist es, dass alle Dokumenten gescannt werden, um fortan archiviert zu werden. Gesagt, getan.

Doch welches DMS?

Ich entschied mich für das DMS FILEEE unter https://www.fileee.com/. Für mich das einzige wirklich taugende DMS sowohl für Privatleute als auch für Unternehmen. Die Dokumente liegen in der Cloud und sind von überall her einsehbar. Das DMS arbeit im Internet als auch über eine App.

Seit zwei Wochen stelle ich  auf Fileee um und bin zufrieden.

Doch warum der Aufwand?

Neben der enormen Platzverschwendung in der Wohnung als auch im Keller, waren der Zeitfaktor für das Suchen der Dokumente auch Sicherheitsaspekte für diesen Umstellschritt auf das DMS ausschlaggebend.

Ich lagere für uns wertvolle Dokumente unserer Vorfahren. Ein Verlust dieser Unterlagen wäre ein sehr schwerer Rückschlag. Feuer. Einbruch. Wasserrohrbruch. Naturkatastrophe. Als das jederzeit geschehen und die Aktenordner mitsamt Dokumenten vernichten.

Dank Fileee liegen die Unterlagen nun sicher in einer Datenbank auf einem Server. Lokale Ereignisse betreffen diesen Server nicht.

Mein papierarmes Büro

Alle eingehenden Dokumente werden sofort gescannt und auf Fileee archiviert. Das Original wird sofort vernichtet. Denn es liegt auf Fileee elektronisch vor und kann jederzeit eingesehen werden. Alte Dokumente scanne ich derzeit ein und vernichte die Originale.

Die Dokumente können per Mail oder Fax an den Empfänger übermittelt werden. Ausdrucke spare ich mir zukünftig weitestgehend. Ich spare Zeit. Druckkosten. Papierkosten und Archivierungskosten daduch.

Thema Sicherheit

Sie werden jetzt einwenden, dass die Dokumente doch einsehbar auf dem Server lagern. Nun, die Dokumente werden verschlüsselt übertragen und auch verschlüsselt auf dem Server gelagert. Fremde erhalten darauf keine Einsicht.

Allerdings achte ich auch auf Redundanz der Daten. Sowohl die gescannten als auch die auf Fileee gespeicherten Dokumenten lade ich mir als Sicherheitskopie herunter und speichere diese auf einen verschlüsselten Cloudspeicher. Ich gehe davon aus, dass das Fileee-System sicher angelegt wurde, aber man muss für den Super-Gau der Daten Vorbereitung treffen.

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Kilian Kooler

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