Papierarmes Arbeiten: Welche Dokumente sollte ich eigentlich erfassen?

Aktenordner
Allgemein

Sie werden sich jetzt denken, weshalb ich hier vom papierarmen Arbeiten spreche und nicht vom sog. “papierlosen” Arbeiten. Nun, auch wenn wir zunehmend online arbeiten, die Dokumente online zum Bearbeiten liegen, werden wir nicht gänzlich ohne Papier auskommen. Die Zielsetzung muss sein, so wenig wie möglich mit Papier zu arbeiten, der Umwelt zuliebe und zwecks Zeit- und Kosteneinsparung. Und das Ganze auch privat.

Wenn Sie sich für das Arbeiten mit Fileee entscheiden, werden Sie vor dem Problem stehen, welche Dokumenten Sie eigentlich erfassen und auf Fileee hochladen möchten. Bereits im Vorfeld müssen Sie sich über die möglichen Arten von Dokumenten und den Umfang der zu scannenden Dokumente Gedanken machen. Es bringt im Endergebnis keinen Nutzen für Sie, alle möglichen Dokumente planlos zu scannen und auf Fileee hochzuladen. Der Zeitaufwand, alle hochgeladenen Dokumente zu beschlagworten und zu bearbeiten steht dem Nutzen im Wege. Was bedeutet das nun?

Gedanken: Welche Dokumente sind erhaltungswürdig?

Sie beginnen zunächst grundsätzlich, alle neuen Dokumente (Briefe etc.) planmäßig zu erfassen und die Originale sodann zu vernichten.

Im zweiten Schritt erfassen Sie alle wichtigen Dokumente wie Zeugnisse, wichtige Briefe etc.

Beim dritten Schritt nehmen Sie sich wichtige Aktenordner und suchen alle noch wichtigen Dokumente heraus, die noch vom Wert sind. Alle anderen Dokumente entsorgen Sie zum Altpapier. So schaffen Sie Platz im Büro.

Beim vierten und letzten Schritt sortieren Sie alte Dokumente aus und legen fest, welche alten Dokumente noch erhaltungswürdig für Sie sind. Alle anderen Dokumenten sortieren Sie erneut aus.

Nur noch neue, wichtige und erhaltungswürdige Dokumente werden erfasst und auf Fileee hochgeladen.

Und so werden auch Sie täglich Waschkörbe zum Altpapier bringen.

Ordnung in Fileee

Bereits vor dem Hochladen von Dokumenten auf Fileee überlegen Sie sich einen Online-Aktenplan zur systematischen Speicherung der Dokumente. Sie schaffen ein Speicherschema für Dokumente, der einheitlich wirkt.

Nach welchem Schema speichern Sie Dokumente ab? Bei mir nach dem festen und praktischen Schema: Absender/Grund des Schreibens/(Anzahl)/Datum.

Also: Famt/steuererklärung 2001/23.11.09

Für eine Steuererklärung für 2001, erstellt am 23.11.09 an das Finanzamt gesandt.

Tags anlegen in Fileee

Auch über eine einheitliche Struktur von Tags müssen Sie sich vorher Gedanken machen. Tags sind Schlagworte, nach denen Sie Ihre Dokumente beschlagworten können. So werden Dokumente in Bereiche abgelegt, wie zum Beispiel Tag “Finanzamt”.

Mit einem festen und einheitlichen Speichern der Dokumente finden Sie letztendlich Dokumente schneller wieder.

Metadaten erfassen

Fileee erkennt automatisch Metadaten in Dokumenten, wie Datum, Typ, Absender etc. Allerdings müssen Sie praktisch noch bei fast allen Dokumenten Nacharbeit leisten, da die automatische Erkennung von Metadaten noch etwas fehleranfällig ist.

Das bedeutet, Sie müssen die genannten Metadaten manuell berichtigen. Ich bin fest davon überzeugt, dass Fileee zukünftig in diesem Bereich zuverlässiger arbeiten wird.

Datensicherung

Jede moderne Technik kann versagen. Daher sollten Sie regelmäßig Backups von Fileee runterziehen.

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Kilian Kooler

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